Friction Map: Sådan ser vi, hvor tiden forsvinder i jeres virksomhed

Når vi spørger en direktør, hvor tiden forsvinder i virksomheden, får vi næsten altid et svar. Det er sjældent forkert, men det er næsten aldrig hele billedet. Den tid, der forsvinder, gemmer sig nemlig typisk i overgangene: mellem to afdelinger, mellem to systemer eller mellem en mail og et regneark.

Det er dét, et Friction Map skal vise. Det er det første af de fem dokumenter, I får efter en Shadow Walk, og for mange ledere er det det, der gør mest indtryk.

Hvad er et Friction Map?

Et Friction Map er et visuelt overblik over jeres arbejdsgange, sådan som de faktisk foregår. Ikke sådan som de står i procesbeskrivelsen, men sådan som vi har set dem, når vi har fulgt jeres medarbejdere i en almindelig arbejdsdag.

Kortet viser trinene i arbejdet, fx fra en kundeforespørgsel kommer ind, til fakturaen er sendt. På hvert trin markerer vi, hvor der er friktion:

• Tid, der går tabt, fx når de samme oplysninger tastes ind flere steder.
• Ventetid, fx når en sag ligger og venter på en godkendelse eller et svar.
• Kvalitet, der går tabt, fx når information bliver misforstået i en overlevering.
• Nødløsninger, fx regneark og huskesedler, som folk har lavet, fordi systemerne ikke dækker behovet.

Hvorfor vi ikke bare spørger

Man kunne lave et Friction Map ud fra interviews og workshops. Men så får man et billede af, hvordan folk tror, de arbejder. Vores erfaring er, at det er de små ting, ingen tænker over, der koster mest. Det ekstra opslag i et andet system. Mailen, der skal videresendes til den ene kollega, der ved, hvordan det gøres. Regnearket, som kun én person forstår.

Derfor bygger vi kortet på det, vi ser. Vi sidder med, mens arbejdet sker, og vi stiller spørgsmål undervejs. Det tager mellem en halv og to dage, afhængigt af hvor mange afdelinger og arbejdsgange vi skal følge.

Hvad I kan bruge det til

Et Friction Map giver jer et fælles billede af virkeligheden. Det lyder banalt, men det er ofte første gang, at ledelsen, økonomi, salg og produktion ser den samme tegning af, hvordan arbejdet hænger sammen. Det gør det meget lettere at blive enige om, hvad der skal løses først.

Kortet er også grundlaget for resten af rapporten. Når vi prioriterer jeres muligheder for AI og automatisering, tager vi udgangspunkt i de steder på kortet, hvor friktionen er størst. Så starter I der, hvor der er mest at hente, og ikke der, hvor teknologien virker mest spændende.

Det mest værdifulde ved et Friction Map er sjældent den store opdagelse. Det er, at alle pludselig kan se det samme.

Sådan kommer I i gang

Et Friction Map er en del af vores Shadow Walk. Efter ½–2 dage hos jer får I cirka en uge senere en rapport på typisk 50–75 sider med Friction Map, prioriterede muligheder for AI og automatisering, en anbefaling til, hvad I skal bygge først, en plan og rammer for brugen af AI. Vil I høre, om det giver mening hos jer, så tag fat i os.